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十步审完合同

编辑:集团法律事务中心

方法概述

为保证合同审批流程处理的效率和效果,对于合同审批流程,集团法律事务中心始终两条红线:

第一,严格遵守集团规定时限要求。

第二,严格以事实为依据、以法律为准绳对业务进行全面审查(包括流程提报程序、商务条款、法律条款、错别字、格式、标点符号等)、三审定稿(即法务主任负责一次审查处理、分管各部总经理负责二次复核、法律事务中心总经理负责最终审批)并监控后续合同的签订及履行,保证全过程管控合同质量。

目前总结的行之有效的合同审批流程处理方法为十步处理法

操作流程

第一步:结合目前制度规定,审看流程审批程序是否正确,包括审批人、审批事项及审批权限等。如存在程序瑕疵,则除必须退回的流程外,由经办人通过适当方式弥补瑕疵。如正确,则转入第二步。

第二步:初步查阅报审合同内容、流程说明内容、其他审批人审批信息内容、初步与经办人沟通报审合同内容并索要必要资料(如WORD版合同等),确定处理方向和预估处理时间。

第三步:全面审查及修订合同条款,从核心商务条款准确性、一般法律条款权利义务安排合理性到文字、格式甚至标点符号调整等,在每个环节逐字逐句审查并就需确认问题予以标记。

第四步:与经办人通过电话、RTX等方式沟通合同主要修订条款及相关事实情况、合同目的等,必要时须与业务主管领导沟通确认。

第五步:根据与经办人沟通确认的情况,再次完善合同主要条款形成一审修订稿并草拟OA批复意见,提报分管业务部门总经理复核。

第六步:分管业务部门总经理将再次对合同全面复核并询问一审法务主任相关情况,必要时召开部门内部会议集体研讨,之后根据分管业务部门总经理的意见对合同再次完善后,由分管业务部门总经理提报法律事务中心总经理最终审批。

第七步:法律事务中心总经理将在集团整体管控高度就合同情况询问分管各部总经理,必要时由分管各部总经理及一审经办法务主任形成专题报告,当面向法律事务中心总经理汇报,最终根据法律事务中心总经理的意见对合同再次完善后,由法律事务中心总经理最终审批合同流程。

第八步:法律事务中心审批合同流程后,经办法务主任将继续跟进合同OA审批流程后续审批及实行情况,必要时配合业务部门进行合同的后续完善及谈判。

第九步:为加强合同风险管控,对于总部经办的重要合同,需在盖章前由法律事务中心对合同文本小签确认后方可盖章,法律事务中心经办人届时将再次复核合同文本确认无误后办理小签手续。

第十步:对于部分重要业务合同,法律事务中心将对履约情况进行监管,目标是实现合同履行过程监控信息化。

实行效果

经过大量工作实践检验,上述十步处理法大大提高了合同审批流程的审批效率和合同质量管控效果,满足了集团业务快速发展及法律风险管控的双重需要。

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