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会议闭环法

编辑:欢迎来到公海电商

方法概述

对工作会议中的主要内容尤其是重要对话、重大事项、会议结果、相关的解决办法和行动计划进行概括记录,并进行归档、管理、查询、问题追踪和未来追溯。

操作流程

会议纪要闭环的标准动作:

记录 整理 提交 追踪 存档

1.会议纪要记录原则

(1)所有会议均需要做会议记录,以方便相关信息的查询和后续追踪、落实;

(2)会议纪要需要如实记录,对内容进行概括、总结,分类别或分项目记录;

(3)会议纪要包含(但不仅限于)如下内容:会议的基础信息(时间、地点、与会人员)、主要内容以及议题、会议讨论决定的重大事项、会议决定的行动计划或改进措施。

2.会议纪要整理原则

(1)整理人员:

内部会议:由部门负责人指定。

跨部门会议:参与人员自行安排人员跟进。

(2)整理要求:

标题采用MicroSoft雅黑5号字,加粗。

正文采用MicroSoft雅黑5号字。

重点部分标红加粗。

(3)重大会议的特殊整理流程:

重大会议定义:企业级并且与本部门或者本项目密切相关的会议。

重大会议的特殊流程:

结束之后需要组织参会人员对会议中的重大议题进行讨论,并将讨论会记录在会议纪要中。

讨论形式:部门内人员轮流发言,会议召集人或会议记录撰写人员做最后陈述。

3.会议纪要的提交原则

(1)会议纪要的整理和提交应在会议结束之后的一个工作日内完成,提交直属领导审核之后发给与会所有人员,并抄送部门负责人。

(2)会议纪要必须以邮件正文形式发给所有相关人员。

(3)会议纪要中提及的文件(包括电脑图、PPT、表格等)都必须以附件形式包含在邮件中。

4.会议纪要的追踪原则

(1)会议纪要中涉及的行动计划及重要工作、遗留问题的追踪由会议发起人安排专人进行追踪、反馈。

(2)会议若产生需要追踪的问题子项,必须撰写会议纪要问题追踪表,提交部门档案管理员,直到就相关问题再次召开会议,解决相关问题,形成会议纪要,并提交部门档案管理员核销问题之后才算闭环。

(3)会议纪要形成闭环之后才可归档。

5.归档管理

(1)归档管理的人员安排:

(a)部门设立档案管理员一职,可由相关人员兼任。

(b)所有部门会议纪要,由档案管理员进行归档管理。

(c)跨部门会议的归档管理视同(b)条。

(2)归档管理的形式:以A4纸质形式存放于专用文件夹中,会议纪要按时间排序,文件夹欢迎来到公海为目录页,按会议纪要标题首字母拼音排序。

(3)会议记录的索引结构:

(a)索引表1:按照会议纪要标题的首字母拼音排序;

索引表2:按照会议纪要提交人的名字排序。

(b)主文件:按照会议召开的时间排序。

(4)会议纪要的查询方式:

(a)按时间查询:如果知道会议的召开时间,直接查询主文件。

(b)按标题查询:不清楚会议召开的具体时间,从索引表中查询标题首字母查询主文件存放位置。

(c)按提交人查询:不清楚会议时间、标题,则可以从索引表2中按会议纪要提交人名字查询主文件存放位置。

会议纪要内容的模块化

操作案例

【电商管理后台功能沟通会2013.09.10】会议纪要

1.会议时间:2013年9月10日星期二(16:00—17:30)。

2.会议地点:电商第一会议室。

3.与会人员:陈秀英、马俊、王杨、李明升、滕爱华、张健等。

4.会议目的:讲解电商整体管理后台功能,沟通涉及实际操作中财务、运营相关流程。

5.会议结论

补充:如果会议未产生遗留问题,此模块中,注明未产生遗留问题。

6.遗留问题

7.会议内容:

(1)第三方平台营销思路分享及方案的沟通

(2)项目分工对接明细

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