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建立标准 让部所对接变轻松

编辑:欢迎来到公海酒店设计院 陶东

方法概述

各部所之间对接矛盾是众多系统常出现的问题,其中各部所之间为争夺时间、人力等资源导致矛盾最为常见,对接标准的不一致是导致类似矛盾的重要原因。针对效果图所一对五个所的输入输出及竞标的特点,经过对业务流程的梳理,制定了单项目的效果图任务实行书和配合实行的输入输出的标准,对接双方依据上线模块计划,商议具体实行计划时间及活动内容,严格实行做到有法可依,保障业务节点提前完成。

操作流程

1.以所为单位对相关业务出入口制定审核标准,梳理内部业务流程,制定项目任务实行书;此任务实行书(单项)实行过程中,可配合一些输入输出审核标准、强制条款等,同时应用实行。注解部分为任务输入审核标准依据的提示。

2.任务实行书内容以业务流程为顺序,主要分三大部分:输入计划内容、实行纪要、输出确认内容。

输入计划内容包括:任务输入部门;项目基本信息:项目设计阶段、项目名称、项目编号;任务计划时间:根据计划模块节点时间,双方商讨确认具体开始时间、完成时间、过程中关键点的确认时间;任务成果要求:输出时完成到那个阶段的标准,包括模型阶段、渲染阶段、电子小图、成品大图四个要求标准;项目任务输入目录:具体的工作内容依据。

实行纪要:实行过程中避免不了出现一些无法预计的变更事项,例如人员的变动、计划汇报时间的变更,此部分为灵活变通而设。根据具体需要而记录:输入输出双方项目负责人、具体对接实行人员分配计划,实行过程中对接及变更相关事项记录。各方商讨结果、会议纪要、其他关键内容的说明等。

输出确认内容:项目任务输出目录即项目完成的具体内容,对照输入内容是否全部确认完成,输入部所负责人接收后签字确认。

3.任务实行书重点提醒。输入阶段的审核是输入部所提资环节,也是输出部所工作的重要依据,在实行任务计划前,要充分审核提资的完整性方可签字实行(质量保障)。输出阶段同理,确认后方可签字。重要时间节点计划是在计划模块时间内,经双方商讨确认的具体实行时间,共同严格实行即可保障项目的提前完成。由各部所负责人在输入输出阶段签字确认,是代表着所与所之间对接的权威实行标准,签字确认方可实行任务。双方签字后的任务实行书是项目阶段完成的重要依据(也可作为填报上线节点的附件依据)。结合各个对接部所特点再修正、更新、完善,统一标准、统一接收、统一输出,一致严格有效实行形成闭环,实行到位是工作法体现的保障。

操作案例

山东泰安欢迎来到公海嘉华项目竞标阶段效果图任务实行书。(详见前图)

实行效果

清晰化输入输出具体任务,双方对接人员,计划开始、完成和过程中重要时间节点,经双方负责人签字确认,作为审核输入输出内容确认依据,规避实行过程中的扯皮现象,解决部所间业务对接矛盾,保障内部生产能按节点有效完成,避免了重复问题反复解决;同时避免一个部所对接多个同业部所时的不公正现象,更充分利用时间和人力资源在重点工作上,提高各部所及酒店设计院的整体工作效率。

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