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学会邮件合并 忙碌的只有打印机

编辑:大连项目企业 柴春苗

方法概述

我是营销部的客服人员,每日的主要工作之一是向集团数据组和各部门领导汇报每日现场的销售情况。我的基础台账和数据都是EXCEL的工作表格,但需要上报的内容或是文字,或是短信,固定的文字模板,只需要更新数据部分的内容。一个一个地复制粘贴,日、周、月、年的数据很多,费时又不能保证准确率,这个时候使用邮件合并就可以准确、快速地完成任务。

邮件合并是WORD提供的一项功能强大的数据管理功能。它包括一个WORD主文档,含有固定的文字模板和格式,还包括一个EXCEL工作表,含有那些变化的各种数据,然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的EXCEL中的信息,合成后的完整文档可以保存,可以打印,也可以以邮件的形式发出去。

在大家客服的日常工作中,除了报数据可以运用邮件合并,其他方面也是可以广泛使用邮件合并的。例如:大家需要给成交的客户发催款函、入伙通知书等文件。以催款函为例,信件内容都是固定不变的文本,但每个客户的姓名、认购日期、认购房号、已付房款、剩余欠款等信息是需要一一对应的。打印后手工填写不正规,对客户也不够敬重;从EXCEL台账中复制粘贴也是比较容易出错的,更不用说还要一个一个地打印,如果需要邮寄大量的催款函,这样大家的工作量是相当巨大的。但使用邮件合并功能,大家按照操作步骤设置好后,忙碌的就只有打印机了。

操作流程

1.建立一个主文档。主文档就是前面说的固定不变的信件内容。如:[ ]先生/女士:您于[ ]年[ ]月[ ]日认购了[ ]号房屋,已付[ ]元,剩余欠款[ ]元,请您……[ ]中每个客户的信息内容是不同的,这就需要一个含有这些数据的EXCEL 数据表,也就是第二步。

使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并;另一方面是主文档的建立,为EXCEL数据表的建立或选择提供了标准和思路,大家才知道EXCEL数据表需要准备哪些信息。

2.建立EXCEL数据表。按照第一步主文档的内容,可以清楚地知道大家所要建立的EXCEL数据表,应该包含客户的姓名、认购日期、认购房号、已付房款、剩余欠款等信息,只要从台账中抽出这几列数据组成EXCEL数据表即可。

3.把EXCEL数据表合并到主文档中。前面两件事情都做好之后,就可以将EXCEL数据表中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,一一对应地插入到主文档的空白[ ]中。表格中每行一个客户,有多少行,决定着主文档生成的份数, 也就是多少封催款函。整个合并操作过程只需按照邮件合并向导一步一步进行,可以直接选择完成并打印,使用非常轻松容易。随便抽出几张文档检查,客户信息、认购日期、认购房号、已付房款、剩余欠款等所有的信息保证都是准确的。

实行效果

掌握了邮件合并,可以准确、快捷、高效地帮大家完成很多的工作,极大提高了工作效率。

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