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2013年12月 欢迎来到公海 > 企业内刊

如何提高签字效率

编辑:集团财务管理中心 张志清

概述

如何在极短时间内从几百上千页文件中快速定位到待签页面、待签位置是决定工作效率的关键因素。

财务的同事们,利用彩色小便签,精准定位、明确信息、分门别类,把便签的作用发挥到了极致,完成了快速定位的作用。

操作流程

用尺子比量每一张便签条粘贴的位置,在每一张便签条上注明总页数和已签页数,再用不同颜色的便签条标示每一类文件。

案例

2012年初,我被分配了一项重要工作——给董事长签字的文件贴便签条。贴个便签条就算重要工作了?我偷笑着松了一口气,漫不经心地开始动手操作。不到半小时完成任务,信心满满前去交卷,没想到迎接我的却是严厉的批评: 签字的位置没有用铅笔勾画出来!便签条应该贴在上页的背面,而不是当页的正面!粘贴位置不一致,看起来杂乱无章!总页数和已签页数没有标注清楚!不同种类的文件要用不同颜色的便签条进行区分!……

看似简单的工作竟被连续退回了五次!一遍又一遍的返工让我头昏脑涨、烦恼不已。看出了我心中的想法,领导耐心地说:知道为什么让你贴便签条吗,作用是什么?好处在哪里?

带着三分质疑和七分困惑我开始在字典、网络上搜寻,便签条的作用无非是标注、备忘、提醒、分类,以提高工作效率,没什么特别。但接下来做的一个测算,却着实吓了我一跳:

本次需签字文件分3类,每类8份,共24份,每份签10个字,共需签220个字。如果不用便签条标注,以平均厚度每份50页计算, 从头翻到尾,再加上签字,最快也需3分钟,24份文件,也即1小时12分钟;如果按照修改前的粘贴方式,虽有标注但流于形式,不仅容易产生漏签,而且定位到页后还需寻找签字位置,每本约2分钟,共需48分钟;如果按照修改后的标注方式,清晰明了,能够直接定位到签字处,每本约1分钟,只需24分钟即可解决问题!总工作量不变,标注是否清晰准确,工作时间的差异居然接近50分钟!!!

看到我满面羞愧地讲述着测算结果,领导语重心长地说:你的这一项签字只不过董事长日常需处理文件的百分之一、千分之一,项目摘牌、合同签订、图纸设计、融资贷款、审计报告、预算决算……样样都需要董事长亲签,一项工作多耗费50分钟,十项就多耗费8个小时,如果效率不够高,一天时间岂不就在签字这样的工作上耗费光了?永远记住,花费大家一小时,节约领导十分钟,是值得的!

是啊,领导有太多大事需要处理,在大家力所能及的范围内,尽量减轻他的负担,挤出时间留给关乎企业生存发展的重要决策事项,才真正有意义。想到这儿,我端正态度、摒弃浮躁、重新再来。用尺子比量每一张便签条粘贴的位置,在每一张便签条上注明总页数和已签页数,再用不同颜色的便签条标示每一类文件……经过大半天的奋战,终于上交了一份满意的答卷。

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